セミナーの実施が決まってまずやることは、会場選び！
経営者向けのセミナー開催をお考えの皆様がまずやることは、会場選びです。
自社でセミナールームを保有していらっしゃる場合は、探す必要はありません。しかし、多くの場合は、外部の貸し会議室やセミナールームを借りられると思います。そして、その場所や雰囲気はセミナー集客にも、参加者の満足度にも、大きな影響を与えますので、慎重に選ばなければなりません。
そこで、経営セミナーの会場を選ぶ際に、必ずチェックすべきポイントや留意点をご紹介します。
ポイント１）利用しやすい駅か？
最初に考えるべきは「駅」です。
セミナー参加者は、さまざまな方面からあなたのセミナーにやってこられます。そのため、できるだけ多くの路線が集中するターミナル駅を選ぶことがベストです。
東京であれば、渋谷、新宿、池袋、新橋、東京などが該当します。
あるいは、地方からの参加を見越しているのであれば、品川、田町、浜松町、東京など、空港や新幹線の駅からのアクセスの良さも考慮する必要があります。
セミナーに集客したい方々がいらっしゃる場所を想像し、どの駅を選ぶかを決めましょう。
ポイント２）アクセスが分かりやすいか？
いちばん大切なのは、セミナー参加者が最寄り駅からできるだけ迷わずに会場まで移動できることです。ほとんどのセミナー参加者は、初めてその会場に足を運びます。そのため、駅から遠い、あるいは細い路地を通らないといけない、などの条件があると迷ってしまい、セミナーに遅刻することになりかねません。
そのため、駅から徒歩５分圏内の場所にあること、あるいは、大通りに面していて分かりやすい立地であること、ホテルなどランドマークとなる建物が条件となります。
しかし、駅から近くても、小さな雑居ビルの上にあるセミナー会場で、かつ、案内看板も分かりにくい会場もあります。
そのため、初めて行く人が簡単に見つけられる立地なのか、また、分かりやすく案内看板を出せるのかなど、必ず一度、現地に足を運び、ご自身でチェックをしましょう。
どうしても、アクセスが分かりにくい会場を利用する場合は、会場が用意している地図が分かりやすく作成しているかをチェックするようにしましょう。それによって、アクセスの悪さは多少補うことができます。
ポイント３）入口は清潔感があり、入りやすいか？
セミナー会場の入口、あるいは、入居するビルのエントランスの雰囲気は、セミナー参加者に心理的な影響を与えます。
例えば、「売上アップを目指すセミナー」を経営者向けに企画したとして、その会場のビルが古いビルで、清潔感もなく、汚い雰囲気だったとしたら、セミナーを受講してもらう前から、参加者の期待感が下げてしまうことになるのではないでしょうか？
もちろん、多少古いビルであっても、広いエントランスがあり、清掃が行き届き、清潔感を保っているビルはたくさんあります。そういうビルであれば問題ありませんが、その点は実際にご自身の目で確認しましょう。
ポイント４）部屋の大きさは適正か？
ウェブで貸し会議室のページを見ると、多くの場合、「定員35名」などの表記があります。しかし、実際にその定員に示された人数が入ると、かなり圧迫感があり、セミナー参加者の満足度を大きく下げる要因になりかねません。
貸し会議室の定員表記は、１テーブルに３人掛けなどするなど、隙間なく座った場合などの表記がほとんどですので、実際には、その７割とか８割くらいの人数と捉えるべきです。
ただし、貸し会議室によってその基準も異なりますので、できるだけ事前に会場を下見し、セミナー参加者が不快に感じることのない定員数を把握されることをお奨めします。
ポイント５）スクリーンは見やすいか？
経営者向けのセミナーの場合、プロジェクターを投影するケースがほとんどですので、その設備は会場に借りることが多くなります。
セミナー参加者の立場からすると、このスクリーンが見やすいかどうかが、セミナーの満足度に大きな影響を及ぼします。
・スクリーンが小さく、後ろのほうからだと見えにくい
・スクリーン近くの照明が調整できず、明るいままで見えにくい
・プロジェクターの照度が低く、全体が暗くなって見えにくい
など、設備の問題によってこんな状況にならないとも限りません。
もしご利用になる場合は、これも事前に会場下見の際にチェックなさることをお奨めします。
ポイント６）必要な設備・備品は揃っているか？
セミナー当日になって「◯◯は無いの？？」といって慌てることが無いよう、その貸し会議室に必要な設備・備品が揃っているのかどうか、必ず事前にチェックしましょう。
そのため、チェックリストを作っておくことをお奨めします。
以下、あると便利な備品を列挙しておきますのでご参考になさってください。
・ホワイトボード
・予備の机・椅子
・演台
・マイク
・マイクスタンド
・スピーカー
・コネクタ
・レーザーポインター
・インターネット環境
ポイント７）キャンセル時の対応に弾力的か？
初めての経営セミナーの場合、うまくセミナー集客ができずに、開催を中止することもあり得ます。また、荒天・震災等の災害により、やむを得ず当日セミナーを中止せざるを得ない状況も想定しなければなりません。
会場によってキャンセルポリシーは異なりますので、
・キャンセル料が、いつからどれくらい発生するのか？
・日程変更などが可能な会議室かどうか？
など、事前に確認するようにしましょう。
中には、キャンセルの場合でも、日程変更する場合はキャンセル料が発生しないような貸し会議室もありますので、開催中止・延期の可能性がある場合は、そういった貸し会議室をお奨めします。
できるだけ自分の目で確かめよう！
経営セミナーの会場選びは、地味ではあるものの、そのセミナーの成否を握る大きな要素のひとつです。そのため、必ず、ご自身の目と足で、実際に会場に足を運び、確認をした上で予約をするようにいたしましょう。
遠隔地などで、どうしても事前に現地を見学できない場合は、地図や写真、またGoogleのストリートビューなども活用して確認するとともに、貸し会議室の担当者に直接電話で確認をすることを忘れないようにしましょう。
以上、セミナー会場選びの際、押さえるべきポイントを７つに分け、お伝えしました。経営者向けのセミナー開催の参考になさってみてください！多くの経営者、社長様をセミナー会場でも、喜ばせましょう〜♪
