キャンセル防止はセミナー集客よりも価値がある！
経営セミナーを企画し、経営者をセミナー集客している皆様！セミナー参加申込数を増やすことばかり考え、キャンセルを減らす活動を忘れていませんか？
経営セミナーを開催するためには、会場の手配から、セミナー集客、資料やスライド作成、会場設営まで、さまざまな準備を行います。
しかし、どんなに準備を行い、セミナー集客に成功しても、当日、キャンセル者が続出しては何の意味がありません。
経営者をセミナー集客する場合、一般的に、経営者を１名お申込みいただくのに対して、約１万円から10万円の販促コストが掛かると言われています。
つまり、キャンセルが１名増えるごとに、そのお金をドブに捨てているのです。
経営セミナーを繰り返し開催している方であれば充分ご理解いただけることと存じますが、経営者を１名集客することには相当の労力が掛かります。それに比べれば、キャンセルを１名減らす労力は、さほど大きいものではありません。
しかも、わざわざあなたのセミナーにお申込みになった経営者ですので、あなたの商品・サービスに対して少なからず興味を持っている経営者です。そんな先をないがしろにして、新たな集客を優先するのは、本末転倒です。
だからこそ、セミナー集客と並行して、キャンセル防止活動も計画的に行いましょう。以下、そのポイントを解説します。
そもそも、経営セミナーのキャンセル率ってどれくらい？
その前に、経営セミナーのキャンセル率はどれくらいなのかご存じですか？
日程・天候・テーマ・内容などによっても大きく変わりますので、一概に申し上げられませんが、参考までに私たちの実績値をご紹介します。
・有料セミナーの場合：15％～25％（改善により10％程度まで下がります）
・無料セミナーの場合：25％～40％（改善により20％程度まで下がります、ちなみにキャンセル率50％を超えるものもあり！！！）
皆様の経営セミナーでは、この数値と比べていかがでしょうか？もし上記よりキャンセル率が高い場合は、折角実施したセミナー集客活動をムダにしないよう、すぐに見直しを行いましょう。
経営セミナーへのキャンセルを防ぐ３つのポイント
経営者がセミナーをキャンセルする理由を考えてみましょう。
おそらく、概ね、以下４つに整理できるのではないでしょうか？
・申し込んだことを忘れてしまった。
・別の予定が入ってしまった。（優先度が低かった）
・セミナーに魅力を感じなくなってしまった。
・セミナーに行くのが面倒になってしまった。（ドタキャン）
ということは、この４つのことが極力発生させないように、
１）セミナーの日を忘れさせないこと
２）セミナーに参加する価値を伝え続けること
３）ドタキャンがしにくいよう、関係性を築いておくこと
の３点を押さえた取り組みをすれば良い、ということになります。
では、私たちが取り組んでいるキャンセル防止策を、以下にご紹介します。
具体的なキャンセル防止のための４ステップ
私たちは、セミナー申込をなさった経営者に、最低４回、メールによるコミュニケーションを取ることでキャンセルを防止するように努めています。
そして、４回のメールにはすべて、基本情報である、
・お申込セミナー名
・開催日時
・開催場所
・ご参加費の有無
・お振込先情報（有料セミナーの場合のみ）
の５項目は必ずお知らせするようにしています。
その上で、各ステップで送るメールのタイミングとポイントをご紹介します。
ステップ-１（経営セミナー開催２週間前）
経営セミナーにお申込くださったことへの御礼とともに、「講師の詳しいプロフィールや実績」や「過去の参加者の声」を盛り込み、経営セミナーに対する期待値を高めるメールをお送りします。
参加する価値・メリットを再認識していただくことを目的にしたメールです。経営セミナーにお申込になった時点では、高い期待を抱いてくださっていても、時間が経過することで忘れられることは少なくありません。そのため、もう一度、申込みをしたときの気持ちを思い出してもらうためのメールと捉えましょう。
ステップ-2（経営セミナー開催１週間前）
2回目のメールでも、ステップ１とは異なる切り口でもう一度、《経営セミナーへの期待値を高めること》を狙ってメールを送ります。
ステップ１とは異なる「過去の参加者の声」があれば、それをご紹介することでも構いませんし、あるいは、「すでに◯名のお申込があります」や「まもなく満席になる予定です」など、多くの経営者がこの経営セミナーに興味を持っていることを伝えることも効果的です。
開催１週間前くらいになると、他の予定が次々と入ってくるタイミングです。そのため、経営セミナーへの優先度を高めてもらうために参加意欲が湧き立たせるような内容にすることを心掛けてください。
ステップ-３（経営セミナー開催３日前）
このタイミングでは、開催日時・会場などを事務的にお知らせするシンプルな内容で構いませんが、加えて、次のような一文を必ず入れています。
↓
「テキストやお席を準備する関係上、ご欠席になる場合は必ず事前にお知らせください。現時点では、予定どおりご参加でよろしいでしょうか？」
このタイミングになれば、経営セミナーにお申込になった経営者の方々もほぼスケジュールが固まっています。また、これまでに３回もメールでお知らせをしており、多少なりとも親近感をお持ちいただいているため、上記のようなご質問にもきちんと回答いただける方が多くなります。
もちろん、ご返信をいただけない方も一部いらっしゃいますので、私たちの場合は、その方々には、お電話を差し上げて出欠確認をいたします。
ステップ-４（経営セミナー前日）
経営セミナー参加に対する最終確認と念押しを行います。
また、このタイミングではお申込になった経営者も「会場の詳しい場所はどこだろう？」と会場の地図を再確認する可能性が高くなります。そのため、最寄り駅からの道順を丁寧に解説したり、分かりやすい地図をお送りしたり、あるいは、迷われたときのために、当日の緊急連絡先をお知らせすることも効果的です。
何よりも、安心して経営セミナーへ参加できるような心配りを行うことが肝要です。
キャンセル防止マニュアルに完成はない
私たちが経営セミナーを開催するにあたり、実施しているキャンセル防止策をご紹介しましたが、それでも、すべてのセミナーでキャンセルを抑えられているわけでは無く、失敗に終わるセミナーも当然あります。
そのため、経営セミナーが終わるたびに振り返りを行い、新たなキャンセル防止策を考えて、マニュアルをブラッシュアップしています。その繰り返しによって完璧に近いマニュアルが完成するのです。
ぜひ、経営セミナー集客をムダにさせないためにも、私たちの取り組みをたたき台にし、あなたの会社にあったキャンセル防止マニュアルを作成してみてください。結果として、多くの経営者、社長にお会いできることを願っております♪
