ドタキャンを減らす「リマインドメール」
経営者をセミナー集客している皆様は、開催するセミナーのキャンセル防止策は何か実施していらっしゃいますか？
一般的に、参加予定者のうち２０％〜３０％くらいが当日になってキャンセルをなさいます。いわゆる『ドタキャン』です。２０名のお申込みがあった場合でも、実際には、当日参加は１４～１６名程度になる、ということです。
しかも、上記は一般的なキャンセル率であり、会場への交通の便があまりよくない場合や、分かりにくい会場、天候が悪い日などは、さらにキャンセル率が上がり、５０％近くになることも決して珍しくありません。
キャンセルを０％にはできなくても、せっかく時間もコストもかけてセミナー集客したのですから、1人でも多くの経営者にご参加いただきたい！と願うのがセミナー主催をしている皆様なのではないでしょうか！！！
そこで、ドタキャンを防ぐために、セミナー申込をした経営者に当日を迎えるまでに何度かのメールを送ることをお奨めします。これを「リマインドメール」と呼びます。
では、どのような内容のリマインドメールを送るべきなのでしょうか？
また、どのタイミングで送るのが効果的なのでしょうか？
私たちが実践しているリマインドメールのコツについてご紹介します。
参加者が経営セミナーをキャンセルする理由
セミナーに申し込んだ経営者がキャンセルする理由はさまざまですが、代表的なものを挙げると以下４つくらいになるのではないでしょうか？
【１】日程を勘違いしていた
【２】セミナーに申し込んだことを忘れていた
【３】セミナーへの興味が無くなった・面倒になった
【４】突然の用事や体調不良、その他緊急対応が発生した
このうち、【１】【４】は回避できない問題ですが、【２】【３】については、事前のリマインドメールによって回避できる可能性が高い理由です。
具体的には、
・申し込んだ内容（テーマ・日時・会場など）を定期的に通知すること
・セミナーに対する期待感を高める情報を届けること
の２つです。この内容をリマインドメールにきちんと盛り込み、キャンセル率を低減するように努めましょう。
リマインドメールに必ず記載すべき５つのこと
リマインドメールに必ずいれるべき項目は、以下５つです。
【１】開催日時、講座名
経営セミナーに申し込んだことを忘れさせないためにも必須です。特に、早めに申し込んだ方は、日程を失念しているケースも多いため、分かりやすく記載しましょう。また、日程変更、時間変更は極力しないようにしましょう。急に変わるとせっかく申込んでいただいたお客様が「出席できない！」となることも多数あります。事前に時間はきちんと決めましょう。
【２】会場名、住所、地図、最寄駅など
迷わずにご来場いただけるよう、場所を分かりやすく明記しましょう。特に住所だけでは分かりづらいため、最寄り駅からの道順や所要時間、地図などをお知らせすることができれば、より親切です。
また、会場を変更する場合は慎重に行いましょう。会場をお知らせした後の変更はキャンセル率を上げてしまいます。会場を一度決めたら、なるべく変えないように致しましょう。
【３】セミナー内容、講師の魅力、参加者の声
セミナーに対する期待感を抱かせるために、一番大切なコンテンツです。
どんな内容のセミナーなのか、過去の参加者がどう評価しているのか、講師が如何に魅力的な人物なのか、など、あなたのセミナーのセールスポイントをしっかりと伝えましょう。
また、すでに満席になっている場合は、そのことを伝えることで、人気のセミナーであることが伝わるので、期待感を高めることに繋がります。
【４】当日の緊急連絡先
「会場がどこか分からない」「少し遅刻しそう」など参加者からの連絡に対応できるよう、当日の緊急連絡先（携帯電話等）を必ず記載しましょう。
【５】参加の意思確認
文面の中に、「ご参加予定でよろしいですか？」など、参加の意思確認を毎回するようにします。そうすることで、どうしても参加できなくなった人からの連絡をいただくことができます。
事前に欠席のご連絡を頂戴できれば、別の日程に振り返るご案内も可能です。あるいは空席を事前に把握できるので、追加のセミナー集客が可能になります。
リマインドメールのタイミングと頻度
経営セミナーを毎年５００以上企画し、年間５０００名以上の経営者をセミナー集客している私たちが、実際に行っているキャンセル防止のためのリマインドメールのタイミングと頻度をご紹介します。
合計４回のリマインドメールをお送りしています。
タイミングは以下のとおりです。
１）開催２週間前
２）開催１週間前
３）開催３日前
４）開催前日
また、送るタイミングごとに文面は変更しています。
参考に為さりたい方は、コラム「経営者をセミナー集客した後、キャンセルを減らし参加率を高める方法」をご参照ください。
なお、有料セミナーの場合、事前入金がお済みでない方がいらっしゃれば、３）４）のメールを送付した後に、お電話での参加確認を行っています。
これをセミナー開催ごとに毎回、きちんとやることで、格段にドタキャンは減少します。ぜひ、皆様も実践なさってみてください。
